Od 16. februarja 2019 se v vseh državah članicah EU uporablja Uredba (EU) 2016/1191 (v nadaljevanju: Uredba), ki poenostavlja pretok nekaterih javnih listin med državami članicami EU.
Skladno z Uredbo so določene javne listine in njihove overjene kopije znotraj EU oproščene legalizacije in potrditve z žigom apostille. Javne listine, ki jih zajema Uredba, se nanašajo zlasti na osebno stanje (npr. rojstvo, smrt, sklenitev zakonske zveze, registrirana partnerska skupnost, posvojitev itd.), pa tudi na prebivališče in nekaznovanost.
Nadalje v določenih primerih odpravlja tudi potrebo po uradnem prevodu javnih listin. Za javne listine, najpogostejše uporabljene v čezmejnih izmenjavah, je namreč mogoče zahtevati večjezični standardni obrazec, ki je na voljo v vseh jezikih držav članic EU in ga je mogoče predložiti skupaj z javno listino. Če organi države članice EU zahtevajo overjen prevod javne listine, pa morajo sprejeti overjen prevod, ki je bil pripravljen v kateri koli državi članici EU.
Končno Uredba vzpostavlja obveznost sprejema overjenih kopij javnih listin, izdanih v drugih državah EU. Kadar država članica dovoljuje predložitev overjene kopije javne listine namesto originala, morajo organi te države članice sprejeti tudi overjeno kopijo, izdano v državi članici, kjer je bila izdana javna listina.
